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Bei der Informationstechnologie hingegen setzen die Verantwortlichen auf Vereinfachung. Durch die Zentralisierung der Spracherkennung wurden Prozesse vereinfacht, Kosteneinsparungen realisiert und die Grundlage für ein modernes Denken gelegt.

RADIO-LOG ist ein Pionier der Digitalisierung: Bereits 1998 haben sie mit RIS/PACS die Datenerfassung und Bildverarbeitung digitalisiert und zentralisiert, seit 2007 werden Befunde via Spracherkennung geschrieben. Die Informationstechnologie ist für das Unternehmen ein strategisches Element im medizinischen, fachärztlichen Geschäft. Geschäftsführer Dr. Stefan Braitinger betont: „Wir haben eine klare Wert- schöpfungskette, wir sind ein Business. Unsere IT-Entwicklung ist durch clevere Ressourcenallokation und mehr Funktionalität geprägt. Wir nutzen Synergievorteile aus der IT, um neue Geschäftsfelder zu erschließen.“ Clever bedeutet im Hinblick auf die IT vor allem ,Dekomplexierung’. Die Reduktion auf das Wesentliche ist die Grundlage für transparente und skalierbare Systeme. Mit dieser Einstellung überprüften die Radiologie-Spezialisten 2011 ihre vier Jahre alte Spracherkennungsinstallation. Denn gerade im Bereich der digitalen Spracherfassung und -verarbeitung sind die Innovationszyklen kurz und die potenziellen Vorteile groß.

Das Team von Radio-LOG in Passau ist gut vernetzt

Spracherkennung reduziert Befundumlaufzeit
Die Spracherkennung hatte zu diesem Zeitpunkt bereits ihr Potenzial für die Verringerung der Befundumlaufzeit bewiesen. Dauerte die Befunderstellung mit analogem Diktat noch eine Woche und mit digitalem Diktat drei Tage, so liegt sie mit Spracherkennung deutlich darunter: 85 Prozent der Befunde können innerhalb von 30 Minuten nach der Untersuchung an den Überweiser gefaxt werden – häufig noch bevor der Patient in seinem Auto sitzt.
Warum also etwas verändern? „Unsere Spracherkennungsinstallation funktionierte gut, jedoch war der Administrationsaufwand beträchtlich. Wir beschäftigten einen Mitarbeiter in Vollzeit zur Pflege des Systems an den unterschiedlichen Standorten“, erklärt der Technische Leiter von RADIO-LOG, Dr. Gerd Schenk.
Ein weiteres Problem zeigte sich bei der alternierenden Arbeitsweise der Ärzte: Sobald der Standort gewechselt wurde, musste über einen manuellen Eingriff der IT-Abteilung und so genannte Schatten- bzw. Springerlizenzen das Sprachprofil des Arztes am neuen Standort bereitgestellt werden. Die Neuausrichtung fokussierte daher auf Einsparungsmöglichkeiten bei den fixen und variablen Kosten sowie auf die Optimierung von Arbeitsabläufen. „Wir beginnen bei Null“ – diese Entscheidung von Dr. Braitinger und Dr. Schenk war von signifikanter Tragweite. Immerhin arbeiteten zu diesem Zeitpunkt 17 Ärzte an acht Standorten mit der Nuance-Spracherkennung SpeechMagic – die Technik funktionierte und der Prozess war eingespielt.
Verbesserungsbedarf sah man jedoch bei der aufwendigen und kostspieligen Pflege und Administration des Systems. Gemeinsam mit DFC-Systems erarbeitete man ein neues Konzept, das neben der technischen Umsetzbarkeit auch die menschliche Seite berücksichtigte: Klassisches Change Management half, die Transformation zu bewerkstelligen.


Dr. Stefan Braitinger, Geschäftsführer und Arzt für radiologische Diagnostik und Neuroradiologie„Unsere Ärzte wussten zu diesem Zeitpunkt, dass Spracherkennung wichtige Wettbewerbsvorteile realisieren kann, weil sie die Befunderstellung beschleunigt. Wir mussten die kaufmännischen Gründe für die Neugestaltung der Spracherkennungsinstallation darlegen“, sagt Dr. Braitinger.





Dr. Gerd Schenk, Technischer Leiter„Wir hatten sehr viel Druck von Anwenderseite, aber letztendlich überzeugten die Vorteile: flexibles Arbeiten an allen Standorten, Zeitersparnis, IT-Entlastung und Kostenreduktion“, berichtet auch Dr. Schenk. 






Oberstes Ziel der neuen Installation war die Überführung der dezentralen Lösung in eine zentrale Spracherkennung für alle Standorte. Die Ärzte sollten von jeder beliebigen Workstation im Netzwerk auf ihre zentral abgelegten akustischen Referenzdateien zugreifen können und gleichzeitig Echtzeit-Spracherkennung durchführen – ohne Verzögerung aufgrund von Netzwerkkapazität und hohem Transfervolumen. DFC-Systems richtete im Passauer Rechenzentrum eine Citrix Farm mit dreizehn Servern ein, die alle virtualisiert sind. Die Standorte wurden über eine 20-Mbit-Leitung angebunden. Lokale Server an den Standorten wurden abgeschafft; ebenso die Schattenlizenzen, die für das User-Roaming benötigt wurden. Externe User haben ein zusätzliches Profil. Darüber wird das Spracherkennungsprofil an den Remotestandort herausgeben. Der Zugriff erfolgt domainbasiert mit Single- LogOn. „Das ist eine reine Standardinstallation“, erklärt Dr. Schenk. Projektspezifische Lösungen habe man bewusst vermieden.

Zentralisierung führt zu deutlichen Einsparungen
Jeder Arzt kann heute von jedem Client an jedem Standort aus die Spracherkennung aufrufen – eben- so das PACS (Fuji Synapse) und das RIS (iSoft Radiology). Um sicherzustellen, dass dies ohne Verzögerung funktioniert, ist die Spracherkennung auf maximal drei User pro Citrix- Server limitiert. Die Wartung des Systems – zum Beispiel das Einspielen von Upgrades – erfolgt ebenfalls zentral für alle User, was die IT-Abteilung deutlich entlastet.
„Wir investieren unsere Zeit und Arbeit in die Standleitungen und die Sicherung der Zentrale, anstatt in die Vor-Ort-Administration an den einzelnen Standorten. Dies hat dazu geführt, dass wir nur noch zehn Prozent der Arbeitszeit eines Mitarbeiters für die Pflege der Spracherkennung benötigen“, erklärt Dr. Schenk. „Der radiologische Befundbericht ist unsere Visitenkarte“, betont Dr. Braitinger. Daher nutzte er die Gelegenheit, um ein neues Denken bei der Befundschreibung zu propagieren. Er selbst habe die Spracherkennung als willkommenen Anlass gesehen, seinen eigenen Diktierstil zu modernisieren. „Überweiser wollen einfache, klare Befunde“, weiß Dr. Braitinger. „Einfache Formulierungen, kurze prägnante Texte, wenig Korrekturaufwand – das empfinde ich als extremen Fortschritt.“ Früher gingen Radiologen deskriptiv vor, das heißt, über den deskriptiven Diskurs erreichte man die Vollständigkeit der Befunderhebung. Dies erzeugte enorm viel Text. „Es ist besser, man analysiert das Bild, kommt zu einem Befund und erfasst diesen in kurzen Sätzen“, findet der RADIO-LOG-Geschäftsführer. Moderne Instrumente wie die Spracherkennung verlangen ein konzeptionelles Herangehen – mit Änderungen bei der Verarbeitung. „Sonst nutzt man zwar neue Metho- den, verbleibt aber im alten Denken.“ Das war am Anfang ein Drama:
Die Ärzte empfanden die Übertragung der Dokumentation aus kaufmännischer Sicht für nicht richtig. Die Arztminute ist wertschöpfend, sie sollte rein für die medizinische Leistungserbringung eingesetzt werden – so die weit verbreitete Einstellung.
Heute hat sich diese Meinung geändert: Die Menge an gesprochenem Wort hat sich deutlich reduziert und die Arbeitszeit der Radiologen ist nach unten gegangen. Spätestens um 18.30 Uhr sind die Patienten versorgt und die Mitarbeiter in der Freizeit. Der Erfolg des Zentralisierungsprojekts basierte unter anderem auf der engen, langjährigen Zusammenarbeit zwischen RADIO-LOG und DFC-Systems und der Bereitschaft „gemeinsam neue Wege zu gehen“ – ein Punkt, den Dr. Braitinger und Dr. Schenk hervorheben. Beide Seiten lernten aus Widerständen und Problemstellungen, wie man moderne Arbeitsfelder aufbauen und zur Ver- fügung stellen kann. Spracherkennung kommt dabei eine bedeutende Rolle zu, denn sie wirkt ganzheitlich auf den Radiologen ein.


Fakten im Überblick
 

Zentralisierung der Spracherkennung

  • CitrixFarmmit13Servern: Bereitstellung der Spracherkennung für acht Standorte
  • AnbindungderStandorteüber 20-Mbit-Leitung
  • externeUser:zusätzlichesCitrix-Profil, über das das Spracherkennungsprofil am Remotestandort bereitgestellt wird
  • domainbasierterZugriffmitSingle-LogOn von allen Clients an allen Standorten

Einsparungen

  • Schreibdienst:zehnStellennicht neu besetzt oder umgeschult
  • PflegederSpracherkennung:Reduktion von Vollzeit- auf 10-Prozent-Stelle 
  • EinsparungvonHardware(Server)und Administration an den Standorten 
  • effizientes Lizenzmanagement: keine Schattenlizenzen für Roaming mehr 

Befundumlaufzeit

  • analoges Diktat: eine Woche
  • digitales Diktat: zwei bis drei Tage 
  • Spracherkennung: 85 Prozent der Befunde innerhalb von 30 Minuten nach Untersuchung an Überweiser gefaxt